Görevini bilen ekip, kapılar açılmadan sahada.
Fuar, kongre, lansman, kurumsal davet ve catering operasyonları için yönetimli etkinlik ekibi. Farklı kanallardan toplanmış günlük personelin yerine; seçilmiş, görev bilgisi verilmiş ve tek sorumluyla yönetilen bir vardiya.
Arel Operasyon'un etkinlik ekibi hizmeti; fuar, kongre, davet ve lansmanlarda görev alacak karşılama, servis, stand, backstage ve destek personelinin seçilmesini, iş bilgisiyle hazırlanmasını, sahaya girişinin doğrulanmasını ve saha sorumlusuyla yönetilmesini kapsar. İzmir merkezlidir; Çanakkale–Antalya hattında proje bazlı çalışır.
Etkinliği taşıyan profesyoneller için
- MICE ve etkinlik ajansları
- Aynı projede farklı rolleri tek plandan yönetmek ve müşterisinin karşısına tek muhatapla çıkmak isteyenler.
- Catering ve prodüksiyon şirketleri
- Operasyon gününde servis, runner, backstage ve kapanış ekiplerini güvenle büyütmek zorunda olanlar.
- Fuar ve kongre organizatörleri ile katılımcıları
- Karşılama, kayıt, stand ve servis ihtiyacı aynı anda oluşan; İzmir’in fuar takviminde çalışan ekipler.
- Kurumsal etkinlik üreticileri
- Lansman, bayi toplantısı ve kurum içi etkinliklerde saha tarafını devretmek isteyenler.
Neleri kapsar
- Karşılama, kayıt ve yönlendirme görevlileri
- Servis, bar desteği ve banket ekipleri
- Stand ve fuar alanı görevlileri
- Runner, backstage ve kulis desteği
- Etkinlik içi düzen ve kapanış desteği
- Ekip lideri veya saha sorumlusu
- Görev planı, saha bilgi notu, geliş teyidi, geliş-ayrılış ve kapanış kaydı
Neleri kapsamaz
- Etkinlik konsepti ve yaratıcı tasarım
- Catering üretimi ve menü
- Dekorasyon, sanatçı ve prodüksiyon
- Ses, ışık ve teknik mühendislik
- Bilet satışı ve davetli ilişkileri yönetimi
- Teyit edilmemiş kapasiteyle son dakika taahhüdü
İş, sahaya çıkmadan önce kazanılır.
Her iş aynı altı adımla yürür. Teslim aldığınız şey bir isim listesi değil; ihtiyaç özeti, görev ve sayı planı, isimli ekip listesi, saha bilgi notu, geliş teyidi, saha sorumlusu ve iş sonu kaydından oluşan yönetilmiş bir operasyondur.
Ölçek, roller, saatler, mekân, hassasiyet ve başarı tanımı yazılı alınır.
Deneyim, rol uyumu, görünüm, dil ve gerekli belge kontrolüyle ekip isimli belirlenir.
Saat, kıyafet, buluşma noktası, sorumlu, akış ve yasaklar her ekip üyesine önceden iletilir.
Geliş, görünüm ve görev dağılımı kapılar açılmadan kontrol edilir.
Yoklama, rotasyon, iletişim, değişiklik ve sorun yönetimi tek saha sorumlusunda toplanır.
Planlanan ve gerçekleşen ekip, değişiklikler ve kısa kapanış raporu kayda geçer.
Gerçek satın alma soruları
Etkinlik personeli temini ile aranızdaki fark ne?
Hangi rolleri aynı planda toplayabiliyorsunuz?
Ajansın müşterisiyle muhatap olur musunuz?
Son dakika değişikliklerini nasıl yönetiyorsunuz?
Etkinliğinizin saha tarafını netleştirelim.
Tarih, mekân, misafir ölçeği ve ihtiyaç duyduğunuz rolleri paylaşın. Görev ve sayı planını çıkarır, kapasiteyi teyit eder, yazılı teklifle döneriz.
Sahaya Hazır.